做展会、会议活动的同行应该都深有体会，一场展会能不能做好，一半看策划和场地，另一半就在于参展商招商、专业观众邀约这两件事。
手上沉淀着历届展会积累下来的大批企业名单，看上去资源很充足，但真正落地的时候格外煎熬。
展会筹备周期很紧，工作人员既要做方案、对接展馆、对接搭建，还要抽出大量时间打电话。一边要跟进意向企业入驻展位，一边要邀约行业买家到场观展，两头同时推进，人手常常捉襟见肘。
前期的招商邀约，大多都是重复的沟通工作。告知展会时间地点、介绍展会主题、确认对方参展或者观展意向，提醒报名截止、提交资料、布展时间。还有开展前的入场提醒，闭展之后的回访调研，收集参展商反馈，为下一届展会做铺垫。
全部靠人工一个个拨打，现实的难处摆在眼前。大量号码打过去都是无人接听、暂时没有计划，工作人员大部分时间消耗在无效拨号上。手里名单越多，漏跟进的概率就越大。临近开展阶段，事情扎堆，很多意向客户来不及二次触达，好好的资源就白白搁置。
有个做了十几年展会的老前辈跟我说过一句话，我印象特别深："我们最值钱的不是展馆多大、策划多好，是那几万条历届参展商和买家的联系方式。但每次招商，能用上的不到两成，剩下的全烂在表格里了。"
不是不想用，是实在没时间好好跟。
临时招人做电话触达也有现实问题。展会属于阶段性忙季，短期人员流动性大，新人要熟悉展会信息、熟悉话术，上手周期长。忙完展会淡季，人员又不好安置，整体成本居高不下。
更难受的是，你花了两周培训出来的兼职人员，刚能把展会信息讲明白，展会已经结束了。下一届展会又是大半年后，这批人早就去干别的了。
不少会展主办方现在开始采用人机协同的方式，把大量标准化的外呼工作分担出去，不是强硬推销展位，更多承担前期通知、意向初筛的工作。
可以用来做参展商的前期触达，同步展会信息，确认参展意向；也可以面向行业企业做专业观众邀约，确认是否有到场计划；开展前批量提醒布展、入场相关事项；展会结束之后，完成基础的回访调研，收集简单的反馈意见。
完成首轮沟通之后，把明确感兴趣、想要进一步沟通的企业，直接流转给到业务人员深度对接。没有需求、空号无效的信息直接过滤标记。
这样团队就不用被海量拨号占用大量精力。招商、项目经理可以把重心放在商务谈判、展位方案、活动策划、重点客户对接这些高价值工作上，不用困在简单重复的电话环节。
当然工具只是辅助，展位谈判、方案沟通、参展商深度服务，依旧需要真人团队去完成。
它的价值，是帮展会团队把前期繁重的触达工作减负，减少名单遗漏，把人力释放出来，回归会展本身的策划与服务。
机器做通知和筛选，人去做方案和成交。
会展行业说到底，是效率和体验的生意。资源积累得再多，跟不上去就是浪费。电话只是触达的第一步，真正决定成败的，是后面的策划能力、服务能力和跟进节奏。
